一份 RFQ（询价单）为工厂提供了准备报价所需的要求。明确哪些是固定的、哪些需要建议以及哪些问题仍未解决。本指南涵盖了规格字段以及可在接受报价前用于澄清报价的回复记录表。
“一个充气城堡”并不是一个规格。请给出确切的占地尺寸、高度以及按年龄段划分的额定容纳人数。如果您是根据竞争对手的产品列表或您希望匹配或改进的现有产品来制作，请直接包含该参考资料，而不是用文字描述——照片或规格表链接可以消除文字描述无法消除的歧义。
如果您有商定的目标，请以 g/m² 为单位指定面料克重，同时标明材质参考和制作要求。如果这些尚未确定，请描述预期的用途并请工厂推荐供审核的规格。确定拟议的接缝方法以及产品使用的是持续送风还是气密式结构。将建议与已接受的要求分开。
明确说明目的地国家或地区，因为认证要求随市场而异——工厂在不知道您的目标市场的情况下报价，无法确认 EN 14960、ASTM 或其他标准是否适用，而围绕错误认证目标制定的报价是您实际上无法使用的报价。如果您特别是进口到欧盟，请提及这一点，因为诸如 REACH 的化学合规要求与结构安全认证并行，在第一份 RFQ 中很容易被忽略。
说明您的目标订单数量，如果您正在测试新设计或订购量低于典型起订量，请提前说明，而不是让工厂在谈判中途才发现。我们的各品类起订量指南在您提交之前让您对现实的起订量有一个概念，这样您的 RFQ 就不会建立在任何一个方向上偏离一个数量级的假设之上。
如果订单包括定制印刷或品牌标识，如果您有偏好，请指定印刷方法、图稿的表面积，以及您是准备好了可用于印刷的文件还是需要设计支持——这会对价格和交货时间产生重大影响，以至于忽略这一点会导致报价必须在品牌细节进一步明确后进行修改。请参阅我们的图稿审批工作流程指南，了解工厂在品牌化阶段具体需要您提供什么。
一份完整的报价回复应说明从定金到备货待运的交货时间、付款条件、哪些认证文件包含在内与可应要求提供，以及价格是 FOB 还是 CIF。仅回答单价而没有这些细节的报价是不完整的，在确认订单前要求澄清这些细节，是正常的采购工作。
快速回复并不能确定工厂是否审查了定制要求。寻找缺失的答案、未标记的替代方案以及与 RFQ 无法解释的差异。要求供应商明确指出这些并获得澄清。供应商资质审查解决身份和能力问题；此回复审查则检查供应商针对您的特定订单所提出的方案。
将每个供应商的回复按同一RFQ版本记录在一张表内。仅比较电子邮件总额会掩盖未回答的字段和不同的范围。保留报价原文及支持文件引用，然后单独记录您的解释，以免假设变成供应商的承诺。
| 字段组 | 记录内容 |
|---|---|
| 要求与修订 | RFQ 字段、请求的值以及发送给每个供应商的版本。 |
| 供应商回复 | 报价、文件参考和报价修订/日期。 |
| 范围 | 逐项供货范围：包含、单独定价、明确排除或未确认。链接到供货明细及对应报价引用。 |
| 差异类型 | 已确认的不一致、未回答的要求或拟议的替代方案。 |
| 澄清 | 具体问题、负责人和下次回复日期。 |
| 处理结果 | 书面确认、修改后的报价参考和审核人。 |
使用三种不同的结果。已确认的不一致意味着供应商陈述的值与要求不同。未回答的项目意味着您仍需要信息。拟议的替代方案在取代请求的配置之前需要进行技术和商务审查。请勿将空白单元格视为“包含”，也也不要把替代方案直接当成无法解释的错误而予以拒绝。
例如，如果一份回复明确包含鼓风机，而另一份根本没有提及鼓风机，则第二份回复仍然处于未确认状态。询问指定的鼓风机是否包含在内，并要求提供修改后的书面范围。请勿自行填入估算费用，然后将报价视为等效。这仅是一个说明性的澄清，而不是产品配置建议。
对于您的订单要求的每个项目，记录其配置或参考、数量、供货方和报价状态：包含、单独报价、排除或未确认。将报价行或文件参考保留在答案旁边。在适用的情况下，将其应用于以下项目类别；这不是包含设备的标准清单。
请勿从目录照片中推断数量，也不要假设每个产品都附带鼓风机、气泵或地锚包。使用配件和备件指南来识别有关拟议配套的问题，然后针对实际型号索取书面答案。这份明细用于记录供货责任，不能代替锚固系统设计。
与供应商指定联系人解决未确认事项，获得匹配的修改后报价，并在接受订单之前保留买方和供应商的确认。如果接受的订单后来发生更改，请使用采购订单更改流程来控制该修订。
尚未明确的供货范围问题解决后，保留原始 RFQ、回复、澄清历史记录以及接受的报价修订版。如果要求发生更改，请一致地发布该更改，并确定哪些回复仍然引用早期版本。没有匹配规格的修改后总额不是完整的比较记录。
只有在对齐了所需的配置和交付范围后才能比较价格。此工作表记录差距及其解决过程；它不对供应商进行排名、计算进口费用，也不决定产品是否符合目的地的要求。在做出承诺之前，将这些问题提交给适当的审核人。
第一次发 RFQ 时，细节写得太详细会有问题吗？
在第一次 RFQ 中详细说明几乎没有什么坏处 —— 收到比预期更多细节的工厂只需确认已经明确的部分，并对缺失的部分进行询问；而收到细节过少的工厂则只能连猜带蒙，不准确的报价往往正是由此产生的。
我应该同时向多家工厂发送相同的 RFQ 吗？
是的，向多家供应商发送完全相同、细节完备的 RFQ，是获得真正具有可比性报价的唯一方法；如果供应商之间的规格略有不同，价格对比将失去意义，因为你已经不再是在对比同一款产品的报价了。
如果我还不知道某些技术规格怎么办？
请说明你的预期目标（使用场景、旨在解决的问题所对应的预算范围、目标市场），而不是将该字段空着，并请工厂推荐合适的规格 —— 明确的目标对工厂来说，远比一个需要他们去盲猜的空白字段更有价值。
准备好发送规格表了吗？通过我们的报价表单提交您的 RFQ 细节，我们将在报价前（而不是报价后）确认每一个字段。