客户希望的日期，所有合适设备都已订满，但客户愿意继续等待。如果没有单独记录，这条需求可能淹没在收件箱中，也可能被误当成已预订。充气设备租赁候补名单可以保留需求，在可用情况发生变化时联系客户，并在需求失效后关闭记录。
加入候补名单不代表已保留设备。登记时和发送可用通知时都应说明这一点。只有通过正常预订流程，订单才算确认。
当客户所需设备在目标日期不可用、需求处于企业服务范围内，并且客户同意接收空位通知时，可以登记候补。如果已有合适设备可用，应直接进入正常报价流程。
沿用现有询盘编号和活动信息。只补问等待阶段新增的决策信息：是否必须是某一台设备、能否考虑其他形式，以及客户愿意等到什么时候。若询盘信息不完整，须先补充，工作人员才能判断新空位是否匹配。
例如，客户对商用充气城堡感兴趣，不代表任何一款城堡都能接受。应记录重要特点或限制。如果客户愿意考虑充气城堡滑梯组合，也要明确记录；替代方案仍须接受正常的适用性审核。
只要工作人员持续更新，共享表格也能使用。关键是每条需求只有一份记录，并有指定负责人和下一步动作。线上询盘后再次来电，应更新同一记录。
以下字段可作为空白模板。已有询盘中保存的信息应通过关联读取，不必重复复制到多个系统。
| 字段 | 工作人员应填写或关联的信息 |
|---|---|
| 需求编号 | 原有询盘编号，以及负责跟进的人员。 |
| 目标日期与服务 | 活动日期、计划使用时段、地点，以及所需配送或自提服务。 |
| 设备与替代方案 | 所需设备或类型，以及客户明确同意考虑的替代方案。 |
| 联系许可 | 约定的联系渠道，以及客户对本次需求接收可用通知的同意。 |
| 意愿与截止时间 | 最近一次确认仍有需求的时间，以及约定结束等待的时点。 |
| 状态与下一动作 | 当前状态、最近一次消息、适用的回复期限，以及下一动作和负责人。 |
在记录中保留简短沟通历史。联系信息仅限处理本次需求所需范围，可用通知应与无关营销分开。
取消订单可能释放空位，但它只是重新核查可用性的触发条件，并不能证明设备可以承接另一场活动。原订单应先按照取消与改期流程处理。
由负责人将空位与候补需求逐项比较：实际设备、日期、服务地点和配送或自提要求。确认团队能够完成服务。提出预订机会之前，应使用预订时间窗与防止重复预订指南中的检查步骤。
联系记录条件相符的客户。如果其他产品或时间可能合适，先说明变化并询问是否愿意考虑。不要擅自替换原有偏好，也不要将客户标为已预订。
决定如何联系匹配的客户。逐一邀请时，每位收件人先获得事先说明的回复机会，然后再联系下一位。同时通知可以更快触达更多客户，但可能有多人竞争同一空位。应说明采用哪种方式，以及企业如何决定谁可以继续办理。
设定回复期限及期限后的处理动作。任何设备暂留都应在正常预订流程中另行记录。仅仅设定邮件回复期限，并不代表已经预留设备。
可用通知示例：
“关于您申请的[设备与日期]候补需求[编号]：目前可能有一个符合要求的空位。如果您希望我们继续审核预订，请在[截止时间]前回复。这条消息不代表保留设备或确认订单。我们会核查可用情况和服务细节，再进入正常预订流程。”
根据实际通知方式调整文案。记录收件人、发送时间及具体提供的机会。如果客户逾期回复，在再次提出安排前，应先核查当前情况。
状态名称应让接手人员知道还有什么要做。消息投递失败与客户已收到但尚未回复，必须分开记录。
| 状态 | 含义与下一步动作 |
|---|---|
| 等待中 | 需求仍有效，目前没有一条匹配的预订邀请处于待回复状态。 |
| 已通知 | 已发送邀请。记录投递结果、回复期限及跟进负责人。 |
| 已转正式预订 | 正常预订流程已确认订单。关联订单编号，并关闭候补需求。 |
| 客户退出 | 客户不再希望收到通知。关闭需求，停止发送后续邀请。 |
| 已到期或关闭 | 活动日期、约定等待期或邀请回复窗口已结束。记录该需求是关闭，还是返回“等待中”。 |
积极回复意味着客户想继续办理，但还不是确认租赁。预订负责人完成正常报价、可用性核查和确认步骤之前，应让候补需求保持可见。如果最终未成单，记录客户是否仍愿意等待。
统计不重复的需求，而非每一条跟进消息。查看有多少需求持续符合条件、收到匹配邀请，并最终成为确认订单。记录其他需求关闭的原因：客户已在别处预订、日期已过、替代方案不合适，或企业无法提供服务。
同一产品反复出现需求，可以成为采购审核的依据，但候补登记并不是销售预测。将设备不足、配送能力限制和客户偏好分开后，再把记录用于下一次充气设备采购清单。有价值的结果是一份可追溯的未满足需求记录，每条客户需求都进入预订流程或有明确的结束。